Personuppgiftsbiträdesavtal

Detta personuppgiftsbiträdesavtal (”Avtalet”) gäller mellan kundföretaget som använder Besparingskonsulten (”Kunden”, personuppgiftsansvarig) och Dealarna AB, org.nr 559333-4351 (”Biträdet”).

Avtalet gäller för personuppgifter som Biträdet behandlar för Kundens räkning, främst uppgifter i leverantörsfakturor som hämtas från Kundens anslutna bokföringssystem. För konto-, kund- och säkerhetsuppgifter som Dealarna AB behandlar för egna ändamål är Dealarna AB självständigt personuppgiftsansvarig enligt integritetspolicyn.

Biträdet hämtar, lagrar, sammanställer och analyserar leverantörs- och fakturauppgifter i syfte att ge Kunden en kostnadsöversikt, kategorisera leverantörer, identifiera områden att granska samt – när Kunden lämnat fullmakt – företräda Kunden gentemot leverantörer inom valda områden.

Behandlingen pågår så länge Kunden använder tjänsten och därefter under den tid som krävs för återlämnande eller radering enligt punkt 9.

Tjänsten är inte avsedd för känsliga personuppgifter enligt GDPR artikel 9. Kunden ansvarar för att sådana uppgifter inte avsiktligt förs in i tjänsten.

• Kontaktpersoner hos leverantörer: namn, e-post, telefonnummer och referenser som förekommer på fakturor.
• Enskilda firmor som är leverantörer: namn, organisationsnummer (kan vara personnummer), adress och betalningsuppgifter.
• Kundens anställda som förekommer som referenser eller attestanter på fakturor.
• Signerare och kontaktpersoner vid fullmakter: namn, roll, e-post och telefonnummer.

• Endast behandla personuppgifter enligt Kundens dokumenterade instruktioner, vilka utgörs av detta Avtal, tjänstens villkor och Kundens val i tjänsten.
• Omedelbart informera Kunden om en instruktion enligt Biträdets bedömning strider mot dataskyddsregler.
• Säkerställa att personer som behandlar uppgifterna omfattas av sekretess.
• Bistå Kunden med att fullgöra de registrerades rättigheter, konsekvensbedömningar och förhandssamråd i skälig omfattning.
• Göra all information tillgänglig som behövs för att visa att skyldigheterna i artikel 28 fullgörs och möjliggöra granskningar efter skriftlig begäran med skäligt varsel.

• Åtkomst till bokföringssystemet sker via en av Kunden godkänd anslutning. I den vanliga tjänsten görs endast läsande anrop – inga ändringar eller verifikationer skapas.
• Behörighetsregler i databasen avgränsar varje kundkonto till sin egen data.
• Anslutningsnycklar till bokföringssystemet hanteras endast på serversidan och exponeras inte i webbläsaren.
• Kommunikation mellan webbläsare och tjänst sker över krypterad anslutning (HTTPS).
• Kunden kan när som helst koppla från bokföringssystemet, vilket stoppar fortsatt hämtning.

Kunden ger ett allmänt förhandstillstånd till att Biträdet anlitar de underbiträden som anges i underbiträdesförteckningen. Biträdet ingår skriftliga avtal med underbiträden som ålägger dem motsvarande skyldigheter.

Biträdet informerar Kunden om planerade tillägg eller byten av underbiträden i förväg. Kunden har rätt att invända mot en sådan ändring; om parterna inte enas kan Kunden säga upp tjänsten.

Personuppgifter lagras inom EU/EES. Om ett underbiträde behandlar uppgifter utanför EU/EES sker det endast med stöd av ett giltigt överföringsverktyg enligt GDPR kapitel V, såsom EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller ett beslut om adekvat skyddsnivå.

Biträdet underrättar Kunden utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident, med den information Kunden behöver för att kunna anmäla incidenten till Integritetsskyddsmyndigheten inom 72 timmar när det krävs.

Frånkoppling av bokföringssystemet stoppar fortsatt hämtning men raderar inte automatiskt redan importerad data. När Kunden begär det, eller när avtalet upphör, raderar eller återlämnar Biträdet Kundens personuppgifter, om inte lagring krävs enligt lag.

Avtalet gäller så länge Biträdet behandlar personuppgifter för Kundens räkning. Vid motstridighet har detta Avtal företräde framför övriga villkor i frågor om personuppgiftsbehandling. Ändringar meddelas Kunden i förväg och publiceras på denna sida.

Kunden som önskar ett undertecknat exemplar av Avtalet kan begära det via kontaktvägen i tjänsten.